Manuál koordinátora stavby

Účast na převzetí staveniště

Při převzetí staveniště se zpravidla i podepisuje smlouva o dílo se zákazníkem. Zde obchodní zástupce - rozpočtář zrekapituluje koodinátorovi doposud sjednané práce, včetně uvažovaných postupů.

Tisk dokumentů pro řemeslníka

Veškeré dokumenty k podpisu jsou generovány automaticky z portálu cenikyremesel.cz a jsou zaslány na email koordinátora i sjednaného řemeslníka.

Tyto dokumenty tiskne vždy koordinátor, jedná se o:

Smlouvu o dílo se soupisem sjednaných prací

Předávací protokol zahájení

Předávací protokol (předat řemeslníkovi 2 výtisky + 1 výtisk mít u sebe pro velmi častou potřebu přepsání

Dokumenty se pro lepší přehled tisknou vždy barevně.

Podpis dokumentů s řemeslníkem

Smlouvu o dílo podepisuje koordinátor s řemeslníkem vždy před zahájením prací.

Při podpisu smlouvy je nutné zrekapitulovat veškeré jednotlivé položky v soupisu prací

Sankce pro koordinátora za každou nepodepsanou smlouvu před zahájením prací 5.000 Kč

Příprava stavby

Kontaktovat před zahájením bouracích prací sousedy pod bytem a případně i vedle bytu ohledně dokumentace aktuálního stavu stropů a stěn

Sousedi si často nárokují staré praskliny a protečeniny a chtějí náhradu škody, případně opravu a vymalování celého bytu pojišťovna toto většinou neplní.

Na tuto prohlídku bude se sousedem vyplněný dokument. V případě že nás nebude chtít pustit do bytu, pošleme mu email s tím, že nebudeme akceptovat žádné šdody, například staré praskliny nebo suché protečeniny, které nejsou jasně prokazatelné, například jako prosakující strop.

Pokud koordinátor tuto prohlídku před zahájením prací neprovede, veškeré případné škody neproplacené pojišťovnou, nebo řemeslníkem, budou strženy koordinátorovi.

První den zařídit staveniště.

Dovést na stavbu nástěnku (na tuto nástěnku se kromě harmonogramu připíchne například půdorys a ostatní dostupná dokumentace)

Dovést na stavbu veškeré potřebné úklidové prostředky (mop, koště, jar, ale případně i hrábě, pokud se předpkládá jejich potřeba)

Komunikace - koordinace

Konzultovat se zákazníkem průběžně veškeré práce a požadavky.

Konzultovat veškeré nejasné položky s rozpočtářem.

Komunikovat a řešit se sousedy případné škody, nebo nepořádek ve společných prostorách.

Plánování

Je důležité plánovat ve sdíleném kalendáři vždy na 7 dní dopředu.

Plánují se kontrolní dny.

Plánují se předání prací od jednotlivých řemeslníků na kontrolních dnech a sdílejí se s nimi alespoň 3 dny předem.

Plánují se zahájení prací s jednotlivými řemeslníky na kontrolních dnech a sdílejí se s nimi alespoň 3 dny předem.

Objednávky materiálu

Společně s řemeslníky sepisovat materiál a objednávat u zásobovače v předstihu dle podrobného harmonogramu, minimálně však v předstihu dvou dnů.

Základní objednávku materiálu provádí sám koordinátor v předstihu před nástupem zhotovitele.

Podrobná objednávku materiálu provádí koordinátor společně se zhotovitelem.

Dodržování harmonogramu

Dodržovat harmonogram prací i v případě víceprací, pokud se nejedná o vícepráce, které vyžadují díky technologickému postupu pauzu, či změnu harmonogramu

Pokud není možné dodržet harmonogram, je nutné sjednat na nejbližším KD nový harmonogram a sepsat podrobně do zápisu z KD

Za nesjednání nového harmonogramu na nejbližším kontrolním dnu je účtována koordinátorovi sankce 2.000 Kč za každý jednotlivý případ

Hlídání kvality prací

Za dodržení postupů prací domluvených s technickým dozorem na KD, odpovídá koordinátor.

Pořádek na stavbě

Každý den hlídat a urgovat povinný úklid stavby, společných prostor, případně hlídat zabezpečení a pořádek ve výtahu.

Řemeslníci mají ve smlouvě o dílo nastavenou sankci ve výši 1 000 Kč za každý jenotlivý případ, kdy po sobě neuklidí stavbu, nebo společné prostory.

V případě nepořádku nechat vystavit okamžitě fakturu na sankci řemeslníkovi, který ho způsobil.

Koordinovat odvoz stavebního odpadu.

V podrobném harmonogramu jsou orientačně znázorněny odvozy odpadu. Četnost odvozů je třeba komunikovat na KD se zákazníkem a také přihlížet k situaci, zda složený odpad v bytě překáží.

Fotodokumentace

Každý den vkládat fotografie do sdílených alb jednotlivých zakázek.

Sankce pro koordinátora za každdý den, kdy nebudou vloženy fotky do alba 1 000 Kč.

Kontrolní dny

1x týdně se zákazníkem a technickým dozorem provést KD.

První část kontrolního dne ideálně společné převzetí provedené práce od řemeslníků

V druhé části kontrolního dne by se měly společně zadat práce řemeslníkům na další týden dopředu

Po kažém KD ještě ten den rozeslat zápis z KD dle pomocí šablony a dle postupu níže:

Zápis z KD se zasílá emailem v den konání KD pomocí online šablony.

Každá zakázka má svou vlastní šablonu ve sdíleném excellu (google docs).

V šabloně zápisu se vyplní připravená políčka, prázdné nepoužité řádky se smažou a zkopíruje se do emailu.

Sankce pro koordinátora za nezaslaný zápis z KD 1 000 Kč.

Zasílá se emailem zákazníkovi i všem ostatním zúčastněným na zakázce (řemeslníkům, zbytku týmu, ale například i TDI, nebo architektovi zákazníka).

Všichni příjemci zápisu mají povinnost potvrdit přečtení emailovou odpovědí všem a toto povrzení je potřeba hlídat.

Do zápisu se zapisují veškeré domluvené skutečnosti, poznámky, změny technologií, vícepráce, méněpráce, atd.

Do zápisu se dále uvádí k jednotlivým bodům předběžné orientační ceny plusové i minusové, zaokrouhlené na tisíce-pětitisíce.

Případný posun termínu se neuvádí, ten vyplývá z SOD (za každých 4 tis bez DPH navýšených ve finálním vyúčtování za samotnou práci, se termín dokončení posunuje o 1 pracovní den).

Přesný postup práce se šablonou při zasílání zápisu

Pro každý jednotlivý zápis z kontrolního dne se používají postupně jednotlivé předpřipravené listy (KD1 - KD20) tímto způsobem:

Vyplní se datum a čas tohoto a příštího KD.

V poli G3 se po dvojkliknutí otevře kalendář, ve kterém zvolíme datum konání kontrolního dne ze kterého provádíme zápis. Toto datum jde vyplnit případně i ručně číslicemi.

Následně se v poli níže zobrazí automaticky navrhovaný termín příštího kontrolního dne (za 7 dní) Tento datum je možné ručně přepsat, pokud se příští kontrolní den nemá konat přesně po týdnu.

V dalším poli se vyplní hodina od které se má konat příští kontrolní den.

Vyplní se jednotlivé body zápisů a případně jejich úprava ceny.

Vyplněním těchto tří polí se automaticky vyplní předmět emailu, průvodní věta emilu i poslední věta, kdy se bude konat příští KD.

Následně se vyplňují očíslované body samotným obsahem z kontrolního dne.

U každého jednotlivého bodu se také píše orientační změna ceny, pokud tato položka ovlivňuje cenu minimě o 1000Kč kladně i záporně. Mínusové se značí znaménkem mínus před číslovkou.

Nepotřebné pole z dvaceti připravených se smažou, Smažou se celé řádky tímto postupem: 1) označí se celé řádky, které se mají smazat 2) kliknutím právým tlačítkem na takto označené řádky se rozbalí nabídka 3) v nabídce kliknete na "odstranit řádky".

Vyplnění přítomných na tomto KD a od kdy do kdy na KD jednotlivý přitomni byli.

Všichni možní zůčastnění jsou v šabloně již vygenerováni.

U přítomných se pouze vyplní od kolika do kolika hodin na kontrolním dnu byli.

Řádky lidí kteří na kontrolním dnu nebyli a ostatní prázdná řádky svítící červeně se smažou stjným způsobem jako řádky s body zápisu.

Vložení připraveného k zápisu do emailu.

V tuto chvíli je šablona připravená k importu do emailu.

Importují se tři segmenty ohraničené oranžovou barvou.

1) v buňce D7 se po kliknutí označí ctrl+c všichni příjemci a vloží se pomocí ctrl+v do emailu do pole "komu".

2) v buňce D9 se po kliknutí označí ctrl+c vygenerovaný předmět a vloží se pomocí ctrl+v do emailu do pole "předmět".

3) následně se označí myší celý email od řádku 11 až do konce a vloží celý do emailu ctrl+c / ctrl+v.

Přebírání prací od řemeslníků

Předávací protokoly potvrzovat pouze osobně na stavbě společně s technickým dozorem a zákazníkem.

Důkladně kontrolovat kvalitu díla.

Důkladně kontrolovat ceny, množství a výpočty v předávacích protokolech řemeslníků.

Potvrzené předávací protokoly fotit a ihned vkládat do sdíleného fotoalba s protokoly. Originál předávací protokol si nechává řemeslník.

Předávací protokol musí splňovat veškerá kritéria níže, nebo je neplatný.

Předávací protokol vyplňuje řemeslník a vyplňuje ho pouze ručně a čitelně.

Množství jednotlivých prací se zaokrouhluje na jedno desetinné místo.

Prázdná políčka se vždy proškrtávají (jednotlivě i hromadně).

Originál položky ani ceny v předávacím protokolu se nepřepisují.

Položky víceprací musí být pojmenovány stejně jako na odkazu s případnými vícepracemi.

U položek s víceprací musí být stejná cena jako na odkazu s případnými vícepracemi.

Vyplňují se pouze žlutá políčka (musí být vytištěno barevně).

V předávacím protokolu nesmí být žádné škrtance textu ani přepisky.

Předávací protokol musí být vyplněný kompletně včetně výpočtu celkové ceny.

Sankce pro koordinátora za každé jednotlivé porušené kritérium výše 1 000 Kč.

Koordinátor nese plnou zodpovědnost za škody způsobené chybou špatné kontroly výpočtu ceny, nebo množství potvrzených v předávacím protokolu.

Předání hotového díla zákazníkoví

Hotové dílo předává zákazníkovi koordinátor pomocí přeádávacího protokolu získaného od obchodního zástupce.

Všeobecné

Se zákazníkem nesjednávat nikdy žádné jiné postupy, jiné formy zápisů, komunikace, apod.

Veškeré sankce a penále zaplacené, nebo stržené řemesníkům do doby, kdy je odsouhlaseno finální vyúčtování, se přičítají do hrubého zisku zakázky.

Odměna koordinátora

Odměna pro koordinátora je 35% z hrubého zisku zakázky bez DPH.

U první zaučovací zakázky odměna 25%, druhá zakázka 30% a od třetí zakázky pak stabilně 35%.

V průběhu realizace vyplácíme 70% odměny a zbylých 30% hned po předání díla.